Logiciels pour faire du 5S digital

Avez-vous déjà été confronté·e à quelle que chose comme ça ?

Et là… l’adrénaline commence à monter ?! Le réflexe est souvent (et malheureusement) le même : « il faut que je change d’ordinateur » ou bien « il faut que j’achète un disque dur plus gros » !!!

C’est le raccourci classique « problème = solution »… qui est souvent utilisé par les personnes habituées à raisonner en mode « anti-symptôme ». L’alternative consiste à raisonner en mode « traitement des causes racines ». A ce stade, je vous conseille de noter l’espace disque restant ou de faire une copie d’écran de manière à « capturer la situation initiale »… avant de faire de la place !

Si l’espace disque commence à manquer, c’est évidemment lié au fait qu’un nombre (très) important de fichiers (très importants) sont stockés sur le disque. Mais sont-ils tous vraiment utilisés régulièrement ? Sont-ils tous vraiment indispensables ? Sont-ils tous à jour et pertinents ? Êtes vous certain·e de n’avoir aucun doublon et qu’une seule version ?

Bref, si vous avez au moins une réponse « NON » à ces questions, il est sans doute temps de faire du 5S !

Les 5S consistent à instaurer une certaine discipline pour maintenir propre, rangé et optimisé un espace ou un poste de travail dans la durée. Il s’agit d’une démarche en 5 étapes qui nous vient du siècle dernier (pas une mode) et de chez Toyota au Japon (la référence mondiale en amélioration). Or, cette démarche peut tout à fait être déployée sur les supports informatiques. Je dirai même qu’à notre époque, elle devrait être systématisée, comme pour les bureaux, les ateliers et tous les autres locaux d’entreprises.

Pour ma part, j’utilise 3 logiciels qui m’aident et qui font presque tout le travail à ma place… et oui, je reste congruent avec ma devise « faire mieux, plus avec moins d’efforts ».

Le premier que j’utilise est « TreeSize« . Il va scanner un dossier (ou un disque) et va afficher les dossiers qui utilisent le plus d’espace disque. Très pratique pour cibler rapidement le(s) dossier(s) dans le(s)quel(s) commencer à faire du tri. C’est ce que j’appelle faire le « S1 », comprenez la première étape du 5S.

TreeSize dispose d’un version gratuite tout à faite suffisante pour faire notre état des lieux et cibler les dossiers prioritaires.

Là, il s’agit de faire du ménage en supprimant les fichiers obsolètes, très vieux et ceux qui ne sont plus utiles. Attention, vous seul·e savez quels fichiers supprimer… ne le faites pas à la place des autres ! Si vous avez un doute, utiliser une clé USB ou un disque dur externe pour faire une copie, au cas où… et si vous n’utilisez pas cette copie dans les mois qui suivent, supprimer les fichiers ! Dans les démarches 5S classiques, on appelle cet espace d’attente de prise de décision la « Red Tag Area » ou la « Zone Débarras ».

A ce stade, il peut être également intéressant de rechercher les fichiers en doublon… un grand classique de l’encombrement des disques durs. Pour cela, j’utilise le logiciel gratuit « DoubleKiller« . Ce soft va rechercher de fichiers en doublon. Différentes options existent : nom de fichier, taille, date de création… pour affiner les recherches.

Si des doublons sont identifiés, vous aurez la possibilité de choisir ceux à conserver et ceux à supprimer… soit un par un, soit « en masse ».

Dernière étape, proche de la précédente, consiste à faire une comparaison entre deux dossiers ou disques. Ceci est utile pour vérifier les différentes versions / fichiers en doublon (même nom de fichier, mais pas forcément même contenu) présents sur un disque local (votre PC) et un autre support de sauvegarde (lecteur réseau ou clé USB). Pour faire cela sans effort, j’utilise le logiciel « WinMerge« . Ce logiciel vont scanner les deux dossiers et indiquer les fichiers qui présentent des différences dans leur contenu.

Il ne restera plus qu’à définir celui que l’on souhaite conserver et supprimer l’autre… gain d’espace disque assuré et surtout gain de temps incroyable garanti !

Bien entendu, rien ne vous empêche d’acheter un disque dur avec plus d’espace… mais si vos pratiques (et celles de vos collègues) n’évoluent pas, vous serez toujours confrontés à un moment ou un autre à la même situation (cercle vicieux). Rappelons-nous que les stocks sont une des 8 familles de gaspillages et qu’ils coûtent cher, d’autant plus qu’ils ne sont pas utiles !

Combien d’espace disque allez-vous gagner avec ces 3 logiciels ? Combien d’économies de temps (pour retrouver les fichiers utiles et nécessaires), d’achat de nouveau matériel et d’élimination de déchets électroniques (DEEE) ?

Alors, bon « 5S digital » à vous !